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Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 1er août 2025

Knightstone Student Communities Inc. (« KSC », « nous » ou « notre ») se soucie de votre vie privée. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, comment nous les utilisons et vos droits.

Cette politique s'applique à toute personne qui interagit avec nos logements étudiants ou d'autres services du KSC. Elle couvre les renseignements que vous nous fournissez en ligne (comme sur notre site Web ou notre application) et hors ligne (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire ou que vous nous appelez). Si vous visitez nos propriétés, nous pouvons recueillir des renseignements à l'aide de cartes-clés ou de caméras de sécurité.

Si nous modifions cette politique, nous mettrons à jour la date d'entrée en vigueur et vous informerons si des changements sont importants (par exemple, en publiant un avis en ligne). Consultez cette politique de temps en temps pour voir comment nous protégeons vos renseignements.

1. Introduction et portée

Cette politique de confidentialité explique quels renseignements personnels KSC recueille, comment nous les utilisons et vos choix.

À qui s'adresse cette police :

Toute personne qui utilise un logement étudiant ou des services connexes au Canada, y compris ceux qui présentent une demande, vivent, visitent ou utilisent nos sites Web, comme les candidats à la résidence, les résidents actuels et anciens, les invités d'hébergement de courtes durées et les visiteurs de résidences.

Ce que signifie « renseignements personnels » :

Tous les détails qui peuvent vous identifier, comme votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone ou votre adresse.

Comment nous recueillons les renseignements :

Consentement :

En utilisant les services de KSC ou en nous fournissant vos informations, vous acceptez que nous puissions les recueillir et les utiliser comme expliqué ici. Vous pouvez nous demander de cesser d'utiliser vos renseignements personnels, à moins que la loi ne nous dise que nous devons les conserver. Cependant, nous ne pouvons parfois pas cesser d'utiliser certains de vos renseignements personnels, si cela nous empêche de fournir les services que nous sommes légalement tenus de fournir.

Mises à jour :

Si nous modifions cette politique, nous afficherons la nouvelle date en haut. Pour les changements majeurs, nous vous en informerons également en ligne ou par courriel.

Des questions ou des préoccupations ?

Vous pouvez communiquer avec nous en tout temps si vous voulez en savoir plus ou si vous avez des préoccupations au sujet de vos renseignements personnels.

2. Quels renseignements personnels nous recueillons

Nous recueillons des renseignements personnels pour fournir nos services et assurer la sécurité de nos bâtiments. Voici ce que nous pourrions recueillir et pourquoi :

Vous n'êtes pas obligé de donner tous ces renseignements, mais cela peut limiter les services que vous pouvez utiliser. Les données sensibles ne sont recueillies que lorsque cela est nécessaire et avec votre autorisation claire.

3. Comment nous recueillons les renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons :

Nous recueillons des renseignements équitablement et uniquement pour des raisons claires. Nous ne collectons rien en secret. Si jamais vous ne savez pas pourquoi nous avons besoin de quelque chose, demandez-nous et nous vous expliquerons.

4. Comment nous utilisons les renseignements personnels

KSC recueille et utilise vos renseignements personnels pour fournir un logement et des services connexes, communiquer avec vous et répondre aux exigences légales. Voici comment nous utilisons vos données :

Nous utilisons vos données pour soutenir votre expérience en matière de logement et nos responsabilités. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas pour des raisons non liées à votre séjour. Toutes les décisions importantes qui vous concernent impliquent une personne, pas seulement un ordinateur. Nous n'utilisons pas l'IA pour prendre des décisions importantes à votre sujet, sans supervision humaine.

5. Partage de renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne les partageons que lorsque c'est nécessaire et les protégeons toujours. Voici comment fonctionne le partage :

Nous ne partageons avec votre répondant que les renseignements nécessaires à ses responsabilités (comme les soldes de paiement), à moins que vous n'y consentiez ou que la loi n'exige le contraire.

Chaque fois que nous partageons vos informations, nous essayons de ne donner que ce qui est nécessaire, rien de plus. Nous conservons des registres de ce que nous partageons lorsque la loi l'exige. Nous exigeons par contrat que toute entreprise qui obtient vos informations les protège.

Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur la façon dont vos renseignements sont partagés, veuillez nous le demander.

6. Stockage et sécurité des données

Nous utilisons plusieurs façons de protéger vos renseignements personnels.

Même avec tous nos efforts, aucun système n'est sûr à 100%. Si vous pensez que vos données avec nous ne sont pas sécurisées, veuillez nous contacter immédiatement.

7. Conservation et élimination

KSC ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour effectuer son travail ou respecter la loi. Différents renseignements sont conservés pour des périodes de temps différentes, selon ce que dit la loi et ce dont nous avons besoin pour notre travail.

Lorsque vient le temps de supprimer vos informations, nous le faisons en toute sécurité. Les documents numériques sont effacés afin qu'ils ne puissent pas être récupérés. Les dossiers papier sont déchiquetés.

Certaines lois nous obligent à conserver certaines données pendant une durée minimale. S'il y a une affaire judiciaire ou de l'argent dû, nous conservons vos renseignements jusqu'à ce qu'il soit résolu.

Nous ne conservons pas vos renseignements pour toujours. Si vous avez des questions, contactez-nous. Dans certains cas, vous pouvez nous demander d'effacer vos données.

8. Vos droits et vos choix

Vous avez plusieurs droits liés à vos renseignements personnels. Voici ce que vous devez savoir, en termes simples :

Si vous souhaitez utiliser l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection de la vie privée. Nous ne vous traiterons pas différemment pour faire une demande, mais parfois la suppression ou la restriction des données peut affecter notre capacité à vous servir (par exemple, si vous êtes un résident et que vous nous demandez de supprimer les informations nécessaires). Si vous avez des préoccupations, vous pouvez également communiquer avec les organismes de réglementation de la protection de la vie privée. Nous vous encourageons à nous parler d'abord afin que nous puissions vous aider.

9. Avis d'atteinte à la vie privée

En cas d'atteinte à la vie privée impliquant des renseignements personnels sous notre contrôle, nous agirons rapidement et conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Si nous déterminons que la violation présente un risque réel de préjudice important (tel que défini dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)) ou un risque de préjudice sérieux (tel que défini dans la Loi 25 du Québec), nous allons :

KSC prendra également des mesures immédiates pour contenir l'atteinte, enquêter sur sa cause et mettre en œuvre des mesures correctives pour éviter qu'elle ne se reproduise.

10. Dispositions particulières pour les résidents du Québec

(Les dispositions supplémentaires suivantes s'appliquent aux renseignements personnels recueillis auprès de personnes résidant dans la province de Québec, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, y compris les modifications apportées à la Loi 25.)

Si vous habitez au Québec, certaines règles de confidentialité supplémentaires s'appliquent à vos renseignements personnels. Voici les principaux points, expliqués simplement :

Si vous avez des questions au sujet de ces règles ou si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Stephanie Woods

Courriel : privacy@liveksc.ca

Adresse postale :

Communautés étudiantes de Knightstone – Bureau de la protection de la vie privée

45, avenue St. Clair Ouest, bureau 1001, Toronto (Ontario) M4V 1K9

Téléphone : (416) 306-2287, poste 500 (pendant les heures d'ouverture)

Veuillez adresser l'un des éléments suivants à notre personne responsable :

Lorsque vous communiquez avec nous, veuillez fournir suffisamment de renseignements pour nous permettre de comprendre votre demande et d'y répondre (par exemple, votre nom et le contexte de vos interactions avec KSC, ainsi que des détails spécifiques de votre demande).

Nous accuserons réception de toute plainte et enquêterons et répondrons dans un délai raisonnable. Si une plainte est jugée justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour résoudre le problème, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et pratiques.

Surveillance réglementaire :

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que nous n'avons pas répondu à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée, vous avez le droit de transmettre le problème au bureau du commissaire à la protection de la vie privée concerné :

Ces autorités peuvent vous fournir des renseignements sur vos droits à la vie privée et vous aider à résoudre vos préoccupations. Nous espérons sincèrement, cependant, résoudre tout problème directement avec vous de manière rapide et satisfaisante.

12. Mises à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans la façon dont nous traitons vos renseignements ou pour respecter la loi. Lorsque nous apportons des changements importants, nous mettrons à jour la date en haut et vous en informerons, par exemple en publiant un avis en ligne ou en envoyant un courriel.

Si vous continuez à utiliser les services de KSC après les modifications apportées à la politique, cela signifie que vous acceptez les nouvelles conditions. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez cesser d'utiliser nos services ou nous demander de supprimer vos informations, à condition qu'elles respectent les contrats ou la loi.

Consultez régulièrement cette page pour voir si quelque chose a changé. Si vous avez des questions, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnel. Nous travaillons fort pour protéger vos renseignements personnels et votre confiance en nous est importante.